Aun cuando todas las áreas de gestión de los proyectos son equivalentes en importancia, debemos considerar y prestar mucha atención a la gestión del coste. Éste, junto con el tiempo y el alcance, conforman lo que se conoce como la “triple restricción”, y sobre estos tres elementos recaen las restricciones de un proyecto y la mayoría de los riesgos que se identifican para su realización.
La Estimación de Costes consiste en la identificación de todos y cada uno de los elementos que tendrán un coste dentro del proyecto, materiales, recursos humanos, servicios, equipos, sistemas, transportes, etc., en otras palabras, todos los recursos que se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades que se han identificado y que generarán un coste al proyecto.
Algunas veces como Project Managers nos dejamos llevar por la intuición, o por datos no fidedignos, para llevar a cabo un presupuesto detallado del proyecto. En este post me gustaría señalar ¡hasta 12 técnicas para intentar hacerlo lo mejor posible!
La aplicación de las técnicas para la estimación de los costes se debe basar en la Work Breakdown Structure (WBS) para mayor precisión.
A continuación las describo, y hay que tener siempre en cuenta que la estimación de los costes debería realizarse con una combinación de ellas:
1. El Juicio de Expertos: consiste en preguntar y guiarnos por los conocimientos y experiencias de personas que han realizado un trabajo igual o semejante al cual le estamos determinando el coste. Muchas veces se ‘abusa’ de esta técnica, debido a la falta de datos cuantitativos de proyectos anteriores, y la ausencia de una buena gestión del Conocimiento.
2. Estimación por analogía: referenciada también como Top-Down, porque se cuestiona el coste desde lo más general a lo más específico. Es utilizada cuando se cuenta con experiencia en proyectos anteriores, análogos o similares, que pueden servir de referencia. Es una técnica menos costosa y más rápida pero tiene como desventaja que es menos exacta y que se necesita de experiencia y documentación.
3. Estimación paramétrica: como su nombre lo indica, consiste en una estimación con base a parámetros, aunque también puede utilizar datos de proyectos anteriores y datos de referencia, su principal característica es que la estimación se realiza con base a la relación entre variables, por ejemplo, coste por cantidades producidas, horas hombre por desarrollo, transporte por recorrido, etc.
4. Estimación ascendente: Botton-Up, en contraposición a la analógica, en la ascendente iremos subiendo desde el detalle de cada elemento identificado en el trabajo hacia lo general del objetivo del proyecto. Hay que dedicar tiempo para ejecutarla porque está basada en los detalles del alcance del proyecto, esto origina como ventaja que los resultados sean en principio más exactos.
5. Estimación con tres valores: también llamada de tres puntos, derivada de la Técnica de Revisión y Evaluación de Proyecto, conocida como método PERT (Project Evaluation and Review Techniques), consiste en identificar tres posibles valores, el optimista, el pesimista y el más probable, para llegar a un único valor aproximado. Utilizada en escenarios inciertos y con diferentes antecedentes o muchos variables que puedan afectar el valor final. Existen 2 fórmulas principales, la primera basada en una distribución triangular que en forma de promedio toma la sumatoria del valor optimista, el pesimista y el más probable y lo divide entre 3. La segunda fórmula está basada en una Distribución Beta y es como se muestra a continuación:
Coste Estimado = (Optimista + 4 (Más Probable) + Pesimista) / 6
